Вероятно ще запомня 2018 г. като “годината на малките екипи”. Дали защото бизнесът на клиентите ми се разрастна едновременно или защото повериха създаването на новите си структури на мен. Поради това съвпадение определено пролетно-летните месеци посветих на темата “изграждане на самоуправляващи се екипи”.
Обикновено подхождам към задачата с чувство за хумор, тъй като има да се свърши толкова работа и така нямаме време-пари, че на човек може да му се доплаче преди да е започнал. А работата (клиентите на клиентите ми) чакат. В статията ще ви разкажа за моите 11 златни принципа, на които се опирам, когато стартирам подобен проект.
Няма да говоря за онова, което познавате. Ще ви разкажа за аспектите, които остават най-незабелязани, а от които произтичат твърде много проблеми.
Да, тези скрити подводни препъникамъни са психологически и се надявам с настоящото ръководство да ви помогна да бъдете крачка напред. Бизнес психологията има за задача в голяма степен да управлява психичните процеси както на индивидуално, така и на групово ниво.
Имайте предвид, че статията е предназначения за висшия менижмънт, тъй като основната ми работа започва от главата (и в буквален, и в метафоричен план). И макар да написах статията с доза хумор, проблемът е сериозен. Такива неща видях-преживях, че не знам да се смея ли, да плача ли. Та затова, посмейте се и вие, аз ще почерпя с опита си в сферата на организационната култура и изграждането на малки екипи.
Pixabay
Честито, от успешен предприемач вече се превръщате в ефективен мениджър-предприемач! Бизнесът ви се закрепи, поразрастна и спешно ви трябват хора да работят за вас. Успели сте да наемете подходящи кандидати, събирате се в офиса (и виртуалния) регулярно, разпределяте задачи и тогава го виждате – големия бял слон в стаята:
те не се сработват?!?!@@?!1
Все ги подбутвате с остена, всяка задача се просрочва, качеството страшно пада и вие изпадате-в-паника-ами-сега-какво. Освен, че сте системно претоварени, преуморени и фрустрирани що за персонал сте си наели, имате непреодолимото желание да захвърлите всичко и да се затворите в тиха стая без прозорци.
“Изграждане на екипи” – сякаш сте попаднали в една изцяло нова вселена, която обаче се намира на ниво първичен бульон. Очакванията ви са след Големия взрив (така чаканото Разрастване!) нещата от-само-себе-си да потръгнат и вие най-сетне да си починете (вече дори разглеждате брошури за 6-месечен круиз). Уви, проблемите ви се разширяват със скоростта на светлината, във всички посоки, а спасение не дебне от никъде. Дали?
Имате пари за заплати (Ура!) и няма кой да работи? Определено имате проблем! Вероятно някъде по трасето на Разрастването! сте пропуснали важни моменти, свързани със създаването на тази нова структура (“екип”), с що-годе казармен вътрешен ред. Грабнете си питието, настанете се удобно и вижте как го правим – може и да ви хареса – в следващото ръководство:
Пътеводител на междугалактическия мениджър-предприемач
1. А ти кой си, къде си?
Pixabay
Всеки бизнес модел си има и силни, и слаби страни. Когато се разраснеш не решаваш старите си проблеми, уви.
Всичко, което е куцало досега, ще закуца още по-силно и със свежи сили.
Ако нямате ясна бизнес идентичност и структура, не очаквайте новите попълнения сами да я създадат със самото си присъствие.
Да, има късметлии, които попадат на еднорози – Служителят/ката, който/която с няколко замаха слага кашата в ред и вие-наистина-заминавате-на-онзи-круиз. От друга страна, еднорозите не ходят по фирмите току-така. И ще се наложи да си отгледате не един, а цяло стадо, ако наистина искате да се пенсионирате на 40.
И за да стане това реалност, следва вие, вашата личност и вашият бизнес да се превърнете целокупно… в еднорог. Запрятайте ръкави, оправяйте старите недоразумения – всичко да е по конец. И така, с “нова къща-нов късмет” можете да посрещнете новодошлите пчелички в разширяващото се трудово семейство. Но първо определено ви трябва Кошер (бизнес модела ви) и Кралица-майка (вие!).
2. Размерът има значение
Pixabay
Колко човека ви трябват, за да завиете своята крушка? Броят на екипа се определя от наличните ноу-хау, време, задачи и срокове по отношение на визията и стратегическите цели.
Идеалният вариант е всички да работят едновременно, паралелно, подкрепяйки се.
Изглежда странно недоразумение когато един работи, а всички го гледат. Още по-тъжната картинка е всички работят, а никога не е достатъчно.
Големината на екипа зависи най-общо от количеството работа и колко човека с подходящите знания и умения имате на разположение и/или можете да си позволите да поддържате. Понякога е трудно да си намерите еднорог (казах ви, че не ходят по фирмите), който да може всичко и да го свърши за 8 часа. Поне не и в тази вселена, в която времето все пак тече линейно за всички ни.
Удачен вариант е да имате ядро за основния си и предсказуем обем от работа. Около него асоциирайте на проектна основа нужните ви експерти на свободна практика, без да поддържате щат, който няма да ви трябва след края на проекта. Да, размерът наистина има значение ако искате и да спестите от печалбата си (за круиза, нали помните?).
3. Културата ми е културата ви
Pixabay
Тъжно е, че така често се налага да повдигам въпроса за т.нар. “организационна култура“. Като че ли битува някакво схващане, че няма голямо значение КАК ще се свърши работата, стига да се свърши.
Определено напрежението, повишеният тон и личностните нападки например не влизат в моите разбирания за “култура”. Да, да, знам, че знаете какво е “организационна култура”, но колко добри практики познавате в типичния малък бизнес? Има какво да се желае!
Като ролеви модели, начело на своя бранд, вие лично ще диктувате (и изисквате) по какъв начин ще протича комуникацията в екипа ви. Казано иначе, служителите ще си позволяват толкова, колкото им позволявате и ще подражават на вас. Бизнес етикетът не е някакъв атавистичен корпоративен атрибут, това е есенцията на организационната култура. Огрубен език, рязък тон, злобни забележки и самоцелна критика нямат място в сплотения колектив, нали? Все пак отглеждаме еднорози!
4. Аз търся теб, ти търсиш друг.
На всеки мениджър се е случвало поне веднъж да не знае какво се е забатачило и защо нещата не са довършени. Последващото разследване изсмуква виталната енергия, докато ровичкаме по чекмеджетата кой (кога, защо, къде, как) последно е омазал-и-покрил нещата.
Уморително и досадно е издирването на отговорността и безкрайното препредаване и оправдаване с другарчето. Обикновено всъщност омазването е колективно и за да не става системно, следва да се промени стилът на работа:
Ясна диверсификация на задачите, добре структуриран работен процес, отчетна система, крайни срокове.
Pixabay
Да, казахме вече, че си трябва а-ла “казармен” ред. Уморително е само в началото, докато се създаде структура, която е понятна, удобна и приета от всички.
После комуникацията протича като живителен сок през екипа ви и – “О, Чудо!”, вашите еднорози започват да работят сами, питат се, помагат си и спират за всяко нещо да чукат на отворената ви врата. Край на сметеното под килима и замазването от ваша страна. Най-накрая можете да затворите същата врата и да сложите кръстче в календара с бележка “Заминавам!”.
5. Когато фактите говорят, аз ще си мълча
Трудно е за мениджмънта да понася негативна обратна връзка или критика, а именно тя подобрява процесите на работа. И ако мениджърът е склонен към нестабилни емоционални прояви и променливи настроения, еднорогът тихо ще затвори вратата зад себе си, отнасяйки своите прошения. По-добре да смете под килима някоя мътна работа, отколкото да се окаже сред тайфун със звучно женско име.
Pixabay
Често повтарям, че вашите слабости като личност ще са и най-големите слабости на бизнеса ви. Какъвто стил на комуникация налагате, такова ще е общуването за всички. За съжаление никой не би искал да се превръща в мишена заради личностна неприязън, особено ако идва от “шефа”. Така де, попадали сте предполагам на тезата “той-ли-ще-ми-каже-на-мен“, просъскана през зъби?
Как тогава да получите информация какво може да се подобри без да плашите своите еднорози? Чрез медиатор или бизнес консултант, който да отвежда негативните емоции, да свала напрежението и да води до конструктивни решения на въпросите. Или казано иначе, наемете си “черна овца”, която да събере анонимно информация, да я обобщи и да предложи ефективни изходи.
Не забравяйте, че повечето служители НЕ са склонни да дават негативна обратна връзка, дори когато сами я търсите, директно на вас, но биха споделили в защитена среда. Достатъчно е да знаят, че мнението им има значение и че нещата ще се променят. А дали ще се променят не зависи от черната овца (консултанта), а от главата на вашите рамене. Можеш да закараш коня до реката, но да го накараш да пие – не можеш.
6. Мениджърът ми е много по-добър от мениджъра ти
Самоуправляващи се екипи – мечтата на всеки предприемач. Наемаш служители, раздаваш списъците със задачите и заминаваш за Малдивите, докато си получаваш банковите преводи с чиста печалба от “пасивния” доход. Бизнесът ти вече е голям и ходи сам, не ще да го държиш за ръка и си яде дори зеленчуците. Е да, ама – не. Не става точно така.
Pixabay
Служителите поемат задачите по бизнеса ви, но вашата основна задача става управлението на този екип. Нещо повече, основните ангажименти са по изграждане на визия и прилежащата към нея стратегия, които да предоставим на своите самостоятелни и работливи пчелички.
Не оставяме екипа си да се носи по течението, управляваме ги и ги насърчаваме да се самоуправляват, но спрямо нашия курс на развитие.
Фигурата на мениджъра е по-скоро консултативна, с либерален стил по отношение на самите служители.
Това не означава да си съберем куфарите и да заминем на 6-месечния круиз без да си отваряме имейла дори. Някой трябва да поема формалната отговорност, да казва “да” или “не”.
Всъщност приоритетът е да водим кораба си така, както и преди (това си е вашият бизнес все пак). Истината е, че колкото и да сте уморени, няма как друг да взема важните решения, нито да споделя отговорността за действията. За добро или зло, всичко това идва на вашата сметка. Вашите еднорози снемат от плещите ви бремето да свършвате огромния списък със задачи за изпълнение на стратегията ви, но не създават самата стратегия сами – правите го вие.
7. Аз знам, че ти знаеш, че аз знам
Имате ли ОКО за нещата? Всеки бизнес се нуждае от Отчетност, критериалност, откритост (ОКО). Колкото по-видими са процесите на комуникация с просто ОКО, толкова по-гладко и функционално протича информационният поток.
Движим се с темпото на най-бавния
Pixabay
Извън шеговития стил, нека сме наясно – изграждането на екип е изключително стресиращ процес и обикновено се поверява на човек, който има време да работи това, т.е. няма други ангажименти и служебни задължения, които да изяждат от времето му.
Задачата е да проследява индивидуалното представяне на всеки член на екипа, да се преодоляват личните неумения, незнания или “не мога”-та в името на общата цел.
Да познавате стратегията си и структурата си, да познавате силните и слабите страни на всеки в екипа си и най-вече – как сработва всичко това едновременно, е може би най-сложната задача за неопитния предприемач, прераснал в мениджър. Най-добрият въпрос за осмисляне на нещата, е:
“Как разбирам къде съм и дали съм успял/а”.
Ако отговорът е видим за всички, то май наистина имате ОКО за бизнес управление.
8. Не сме тук, за да се харесваме
Едва ли някой ще отрече, че предпочита да работи в екип, в който се чувства приет и харесван. Но истината е съвсем различна – никой не отива на работа, за да бъде харесван. Всеки следва да си свърши задачите, харесват плодовете на труда му, а не личността му. Изумително е как подобна нагласа смъква напрежението в екипа и повишава положително климата. Защо ли?
Защото спираме да се изкушаваме да интернализираме чуждите реплики и става маловажно кой, какво и защо бил казал. В крайна сметка, нали сме тук, за да си свършим работата, за която сме наети, а не, за да се харесаме?
От друга страна, приемайки факта, че някой не ни харесва, ни помага да продължим напред в личен план. Знаем, че с този колега следва да спазваме работния етикет и никой не очаква да ставаме близки. Ще се изненадате сами как хора, които не се харесват в личностен план, се уважават като колеги и специалисти и си помагат в задачите. В крайна сметка, никой не си избира сам колегите, нали, но трябва да се работи.
9. Играеш мръсно, седиш на скамейката
Pixabay
Някои мениджъри са толкова ангажирани със задачите и така се фокусират върху постигането на целите, че не се интересуват активно какво се случва вътре в екипа. Трудно е да приемем, че в работен план няма незаменими хора – някой все пак следва да свърши задачите. Но това е самата истина. Рано или късно някой бива заменен когато премълчаваме конфликтите.
Добре работещият екип е като смазана машина и мениджърът може да си позволи да наблюдава климата и динамиката на отношенията, култивирайки подкрепа, уважение и взаимопомощ. Когато са налице подобни емоции, индивидите сами проявяват желаното поведение. Първо ги научаваме какво да вършат, после се фокусираме върху КАК го вършат.
В тази връзка, сериозните санкции за нежеланото поведение са икзлючително важни. Нима очаквате да ви свърши работата някой, който системно се чувства репресиран? Екипната игра предполага разбирането, че всеки се грижи за всеки и това е част от задължението му към бизнеса. Желателно е служителите да са напълно наясно кое не се толерира. Точно толкова определящо за климата е, колкото и ясните изисквания за очаквано колегиално отношение.
10. Един за всички, всички без теб
Ако можем да се справяме системно без един член, чиито задачи регулярно си преразпределяме, то най-вероятно нямаме нужда от него (или от тази позиция изобщо). Всяка дисфункция в екипа може да се преодолее с подходящ инструмент и адекватен подход.
Системното забавяне и просрочване в крайна сметка се отразява негативно на всеки от останалите – ненормирани задачи, срокове, недоплащане на извънреден труд, преумора и раздразнение. Заради подобни служители обикновено компанията напускат именно кадърните и най-ценни активи – просто накрая им писва от слаб мениджмънт и чувството за недооцененост.
Pixabay
Понякога си помагаме, така е! Но в повечето случаи всеки следва да си върши отговорно и навреме онова, което се очаква от него. А кой точно да вземе решение кога нещата са извън контрол ако не мениджърът? Ако ще управлявате екип, то следва да сте наясно – когато не си наемате човек да проследява работата на екипа, задачата се пада на вас, заедно с останалите ви ангажименти и отговорности.
11. Аз, мениджърът-предприемач – мисия възможна.
Ако четете това и рабоотите в голяма фирма, вероятно наистина сте се позабавлявали – там трудно ще наблюдавате подобни проблеми (надявам се!), тъй като някой като мен вече се е прогрижил за създаде благодатна почва за процъфтяването на екип.
За съжаление ако сами управлявате свобствен малък бизнес, вероятно усмивката ви бързо се е скрила – колко често се изправяте пред тези проблеми? Успокоява ли ви да знаете, че това е сред най-често срещаните проблеми,с които се сблъсквам дори при бизнеси с до 5 човека екип?
Да изградиш екип и да изградиш бизнес са две отделни системи, които мениджърът-предприемач трябва да контролира и модифицира сам. Трудно, времеемко и уморително. Накрая затъваме в емоции, дребни недоразумения, клюки и междуличностни умения и докато гаисм пожари, клиентът недоволно тропа или ни напуска.
Pixabay
Малкият бизнес може да има пари, но никога няма време. Опитният подход за преструктуриране в екипа и създаване на самоуправляващо се звено всъщност спестяват еони в еволюцията на бизнеса, да не говорим за пари.
Вероятно по-сложно е за самия мениджър-предприемач да развие усет кога, какво и колко може да делегира и за кои неща следва да носи сам отговорността.
Ако и вие не се плашите от работа, запрятайте ръкави и подредете офиса и екипа си така, както на вас ви харесва. Защото ще прекарвате твърде много време от деня си с тези хора, от техния труд зависи благополучието ви – в личен, но и бизнес план. Да напомня още, че ако се справите добре, наистина ще можете да заминете на круиза си за 6 месеца и бизнесът ви няма да се срути.
Самоуправляващият се екип е функция на добра стратегия, с ясни задачи, срокове, цели, ресурси и критерии за успех.
Грижете се за екипа си, той е най-ценният ви ресурс. Нека имат всичко, от което се нуждят, всеки от тях, помогнете им да си свършат работата, за която сте ги наели. Няма бизнес, който може да оцелее без всеотдайност. И ако планирате бизнесът ви да ви издържа, докато вие си почивате, то първо се погрижете хората ви да са у дома си – всеки да си има своя стая, права и задължения. Неслучайна е аналогията с дома – с тези личности ще прекарвате огромна част от будното си време.
За да има самоконтрол следва да има и фундамент за очаквано поведение, рамки и граници, в които човек да се впише, но и личен комфорт. И тъй като това е вашият свят, вашият бизнес, то кой може да създаде вашия мечтан екип, по ваш образ и подобие, ако не точно вие сами? Е, може би с малко помощ от еднорог.
Най-важният ресурс за своя успех си ТИ!
