Личен Бизнес Тренинг

Управлението на времето като субективно възприятие и защо инструментите не работят за нас

В бизнес психологията често използвам понятия като “ефективност”, “продуктивност”, “управление на времето”, но не просто в контекста на някакъв инструмент, а в смисъла на личностно възприятие. Ако инструментите за управление на времето не сработват при вас, то най-вероятно има други, психологически причини и фактори на средата, които ви влияят.

И да, преди да побързате да си сложите етикет “мързелив” или оценка “не достатъчно мотивиран”, помислете дали няма друго логично обяснение, което да ви помогне да се ориентирате в своя вътрешен свят. Днес ще ви разкажа как да подобрите уменията си за управление на времето, като обмисляте бъдещата си задача от гледна точка на психологическите характеристики. Този личен тренинг ще ви помогне да повишите успеваемостта на инструментите, които вече използвате, за управление на времето.

Нещо повече, ще ви помогне да разберете защо комбинацията от бизнес психология и подходящ за човека подход за управление на времето повишава едновременно и личната, и професионалната ефективност. Отделете си 15 минути и помислете – с какво сами си пречите да сте там където искате да сте?

Опознайте себе си, за да разберете себе си

Често си поставяме нереалистични очаквания за изпълнение на задачите пред себе си. Нереалистични са, защото изключваме два големи аспекта когато взимаме решение как да подредим графика си – нещо, което най-общо наричам “фактора късмет” и субективните си възприятия, които ще навигират процеса ни дори когато не го осъзнаваме.

Един от сериозните проблеми, пред които се изправям когато изграждам системата за създаване и управление на бизнес модела, е невъзможността на предприемача да оцени собствените си компетенции за справяне с отделните аспекти. Така изглежда, че, надценявайки се, често включва в стратегията си цели и задачи, за които не е изчислено адекватно нужното време за изпълнение. Като краен резултат предприемачът се чувства неудовлетворен и силно разочарован – очевидно е, че няма как целта да бъде постигната в срок. А понякога загубеното време означава и загубени пари.

Как един психолог управлява чуждото време?

Много просто – не управлявам времето. Уча човека как да управлява собствените си перцепции по отношение на времето. А това се случва чрез изграждане на микро умения за повишаване на ефективността и продуктивността при изпълнение на задачи. И да, понякога това означава просто да делегираме на някого.

Pixabay

Pixabay

Управлението на времето, когато е делегирано към мен, всъщност наистина изисква да оказвам известен натиск за вписване в някакви времеви рамки. Например, не позволявам човек да се фокусира върху минало или бъдеще, а върху “тук и сега” – а това може да се окаже особено сложна задача при по-тревожни хора.

Защо казвам, че оказвам натиск – защото всъщност обяснявам на глас какво ще се случи ако пропуснем даден срок. Нищо повече. За повечето предприемачи това е достатъчно, за да запретнат ръкави.

Как новата информацията влияе върху фактора “време”

Често обяснявам, че една от първите ми задачи е да установя нивото на познания и умения за бизнес управление. Причината е, че на предприемача му отнема много време да разбере какво се иска от него, да систематизира в главата си тази информация и да започне сам/а да извършва необходимите последователни действия (да създава фокусирана стратегия). А дали бизнесът ви може да почака да се научите? И тук отговорът ми е “зависи”.

Ако не умеем, но имаме натиск за приходи – стратегията ще е различна от това да имаме време и желание да се учим всичко сами да си правим. И дали пък искаме такъв живот, в който всеки свободен миг само учим и правим нещо, за да можем да правим нещо, за да поддържаме бизнеса си? Пак зависи, живот се живее всякак, бизнес се прави всякак и важно е само вие какво и как искате за себе си.

В огромна степен това произтича от факта, че така работи мозъкът ни – колкото по-нова и непозната е информацията, толкова повече време е нужно, за да се обработи. Затова и първите етапи при съвместна работа са да помогна с готови решения, докато предприемачът започне да осмисля какво, защо и как съм направила. Така на следващия етап, решението, което сам взима, се базира на вече систематизирана информация, по-солиден опит, като времето за обработка и вземане на решение намалява по естествен начин.

Колкото по-позната е задачата, толкова по-малко информация мозъкът трябва да обработва.

Точно този ефект наблюдаваме, когато говорим  експерт и с начинаещ – дори да са изправени пред непозната ситуация, експертът има повече опит и информация и разчита на “интуиция”, “прозрение”, “вникване”. Вероятно това е и най-трудната задача за всеки консултант – енергията, която трябва да вложи да убеди “труден” клиент в даден подход, за който предприемачът има малко или (по-лошото) никакви познания.

Pixabay

Pixabay

А когато даден ТОП-мениджър не се довери на експерт, тогава обикновено резултатите не задоволяват високите му очаквания. За консултанта остава да намери начин да едновременно да си свърши работата, да прескочи съмненията и да спечели доверието на колебливия бизнес лидер, като междувременно направи каквото е нужно за самия бизнес.

Ето защо понякога чистосърдечно казвам, че съм експерт по бизнес комуникации – няма никакво значение какво можеш и знаеш ако не можеш да комуникираш своята стойност така, че да бъде истински оценена и това важи с еднаква сила както за личните отношения, така и за отношенията в екипа, с клиентите, партньорите, доставчиците и напълно непознатите. Защото днес хората не купуват продукти и услуги, а стойност.

За клиента вашите продукти са ресурс, чрез който те развиват себе си, бизнеса и живота си. И ако вашата предлагана стойност надхвърля обективните потребности, тогава се сдобивате не просто с нов клиент, а с лоялен последовател, който ви следва по лични убеждения. Същия процес наблюдаваме и на ниво ТОП-мениджмънт – личният бранд на мениджъра всъщност е предпоставка за ефективността му като управляващ, но и за ефективността на целия екип.

Когато говори за управление на времето едно е сигурно – ако помним, че новата информация се систематизира и обработва по-бавно, то няма да очакваме да свършим бързо със задачи, за които имаме малко опит и ще трябва да учим (т.е. да събираме нова информация).

Вниманието също е инструмент за управление на времето

Свикнали сме да се разсейваме, да работим “на парче”, хаотично, едновременно да правим много неща. А това няма как да не доведе до спад на ефективността и до влошено управление на вниманието. Вече съм разказвала доста за вниманието, за фокуса, за концентрацията, тъй като използвам сериозно тези когнитивни, вътрешни инструменти – за тях се иска само добро самонаблюдение, а не лаптоп и таймер например. Можете да си ги “носите” навсякъде и да ги ползвате еднакво ефективно и за работа, и за разговор, и за игра с децата например.

Pixabay

Pixabay

Вече обясних каква е връзката между новостта на инофмрацията и времето за обработка. Вниманието се явява медиатор в този процес, защото колкото повече внимание обръщаме в процеса на усвояване на тази нова информация, толкова по-качествено я анализираме, синтезираме, заучаваме и обработваме.

Казано иначе, ако учим “новото” с внимание, ще го правим само веднъж- два пъти. Ако се разсейваме, ще се налага многократно да се връщаме да попълваме пропуски. А по-лошото е, че за тези пропуски ще разбираме едва когато ни потрябва като инструмент същата тази информация.

Колкото по-ново е дадено събитие, толкова по-дълго продължава в субективното ни възприятие,  тъй като изисква повече внимание.

Казано иначе, субективно възприемаме, че новите неща продължават повече време просто защото ангажираме съзнанието си по-старателно. От друга страна, познатите дейности ни се струват кратки като време, защото докато ги извършваме, мислите ни прескачат и по други ангажименти – работата я вършим на автопилот.

Паметта влияе ли върху уменията ни за управление на времето?

Ако знаем кое колко време ни отнема (помним), то можем да заложим ориентир във времето буквално под формата на точен час за изпълнение. Това е характерно за някои професии, в които заплащането се формира на база час, а не на продукт или пакет услуги.

Pixabay

Pixabay

Много често обаче попадаме в ситуации, в които нямаме личен опит, т.е. нямаме свои спомени и не можем обективно да оценим колко време ще ни отнеме дадена задача. Особено сложно е предвид факта, че не можем да предположим колко “нова” точно ще ни се стори новата информация, която трябва да усвоим, за колко време ще я осмислим, колко внимание ще можем да отделим да се научим. А можем да учим и чрез чуждия опит или”спомен” колко време отнема (т.е. да си изградим представа чрез нечие ноу-хау). Но е добре да помним, че знанието не е равнозначно за правенето.

От гледна точка на бизнес ефективността ако знаем, че дадена задача, която не умеем, се случва за 2 часа при експерт, е нереалистично да си заложим дори 4 часа (особено ако нямаме никакви познания в областта).

Как тогава да изпълняване ефективно непознати задачи от гледна точка на управление на времето?

От гледна точка на личната ефективност, обикновено сме склонни да поставим широки и дифузни граници за изпълнение “при готовност”, учим докато сме готови да правим. По отношение на бизнеса обаче ефективността не позволява да губим толкова много време, особено ако тази задача е вана за по-голямата цел. Можем да намерим готово решение, сработило при друг и да адаптираме или да делегираме изцяло проблемната задача. Въпрос на избор, лични предпочитания и ресурси.

Така ако за да изпълним една задача от списъка ни за деня ни е нужно да прекараме 1 седмица в учене, то вероятно имаме по-сериозни бизнес проблеми от елементарно “лошо” управление на времето – липсва ни базово ноу-хау за управление на бизнеса. И това изисква ревизия на стратегия, целите и задачите ни, както и преоценка на личната ни компетентност. Защото е вярно, че бизнес ефективността е правопропорционална на личната ефективност, а това понякога просто значи да ценим своето време.

Pixabay

Pixabay

Все пак, фокусът е да постигнем определена цел, нали така? Ако усвояването на умения и информация за решаване на подобни задачи стане бизнес цел, то тогава може да се оправдае подобна инвестиция от време и внимание за учене. И, разбира се, няма да имам субективно възприятие за провал, че още не сме на Големия финал –

просто имаме нова стратегия, развиваме нов ресурс с определена цел.

Субективни възприятия, управление на времето и обективната среда

Както виждате, тук съм включила само 3 аспекта, при това основно от когнитивната сфера. Изобщо не съм засягала темата за емоциите и афективните проблеми, които блокират и влияят на процеса на взимане на решения. Дори не намесвам контекстуалния характер, дали има натиск, стрес, потенциални загуби. Нито характеристиките на самите обекти, които влияят върху възприятията ни за “ново” и върху целия процес на мислене, учене и правене.

Опитвам се да обясня толкова сложни и многоаспектни проблеми, за които експертите отделят 10 години, за да вземат бързо решения при анализ. Още повече, че човек обикновено си попада сам в сляпото петно, не може да види сам онова, което не може да види сам.

Това е така, защото имаме Его-защитни механизми, които пазят целостта ни. Можем да съдим за себе си косвено, чрез ретроспекция и саморефлексия, оценявайки миналите си поведения, мисли и емоции. Често се опитваме да им повлияем без да осъзнаваме обаче какво е довело до тяхното първоначално възникване, защо мислим и се чувстваме точно така.

С други думи, преди да решите, че имате лоши умения за управление на времето се замислете, че може да има и други, понякога много сериозни причини, за наблюдаваното поведение – твърде много, нови и  непознати задачи, малко познание и умения, нереалистични срокове. Като цяло обикновено виждам “грешки” в цялата система, на различни нива и истината е, че отнема време и усилия да променим ситуацията.

Най-бързото решение, което мога да ви дам когато ревизирате системата си, е да започнете да мислите за мисленето си. Или по-точно защо сте избрали тези инструменти за управление на времето и защо мислите, че работят/не работят за вас. Не съществуват идеални инструменти, които да работят във всички ситуации и все пак, успехът или неуспехът зависи повече от вас, отколкото от надеждността на самия инструмент.

Да не говорим, че опитните предприемачи усвояват десетки инструменти за самолидерство и бизнес управление и не разчитат само на един подход, за да си решават всички проблеми.

Ето затова и личностното развитие е толкова важен инструмент, но и начин на живот сред най-успешните бизнес лидери на новото време. И не е случайно, че субективно възприето, те се оценяват като по-успешни, по-щастливи, по-уравновесени и удовлетворени – управляват времето си по-целенасочено и успяват да вместят всичките си значими аспекти без да делят по значимост бизнес и личен живот.

Сега вече знаете защо казвам, че

Най-важният ресурс за Успеха сте вие!